TEXTOS ADMINISTRATIVOS
Según
(Jimenez, 2012) , es importante destacar que para que
exista una buena comunicación en las organizaciones. Existen diversas maneras
de hacerlo y una de estas formas es la comunicación escrita por diversas formas
como se muestra a continuación:
La
comunicación realizada entre las dependencias e instituciones públicas y los
ciudadanos reciben el nombre de textos administrativos.
Los
textos administrativos tienen una
estructura muy definida y utilizan un lenguaje que debe de ser claro para la
institución a la cual se refiere, lo que obliga a utilizar lenguajes
especializados de acuerdo al tipo de institución a la cual se refiera en estos
documentos.
El
lenguaje utilizado en los textos
administrativos depende mucho de a quién va dirigido el mensaje, si va de
la Institución o dependencia hacia otra institución, dependencia o personas en
general, se utiliza un lenguaje culto; cuando el texto va de un ciudadano hacia
la institución o dependencia, el lenguaje trata de ser muy objetivo de manera
que el receptor pueda entender lo que ahí se pretende decir.
De
acuerdo a lo anterior, (Martinez Acosta, 2012) define de forma más
exacta los texto administrativos como todos aquellos documentos mediante los
cuales las empresas se comunican entre sí y tienen como función informar, hacer
constar, hacer recordar, y comunicar datos específicos acerca de la
comunicación que se da dentro de la institución.
Características
y reglas para la mejor elaboración de un documento administrativo
La
eficiencia de la actuación administrativa está supeditada a la comunicación
correcta de su contenido.
Según
(Badía, 2011) ,
Teniendo en cuenta este contexto de los textos administrativos podemos
determinar también que existen características y reglas para la elaboración de
dichos documentos las cuales se describen a continuación:
Uno
de los problemas más frecuentes que se plantea a la hora de elaborar un
documento administrativo (DA) es la confusión en la estructura. Así, se
confunde la diligencia (Hago constar) con el certificado (Certifico); la nota
interior con el oficio, o incluso con la carta; el anuncio con el aviso; la
solicitud con el recurso; la notificación con la resolución, etcétera. Y es que
es fundamental que el destinatario de un DA pueda identificarlo rápidamente, a
primera vista, sin necesidad de bucear en el texto hasta averiguar qué le
quieren decir.
Estructura básica
La
estructura es el modo en que se organiza el DA, es decir la forma en que se
distribuyen ordenadamente las distintas partes del texto. Esta ordenación se
realiza mediante la separación de párrafos. En general los textos
administrativos presentan una estructura básica, que se complica o desarrolla
más o menos según la naturaleza del documento:
- · Identificación del emisor (autoridad que dicta el acto administrativo).
- · Motivación o justificación del acto.
- · Parte dispositiva o resolución
- · Inclusión final de la fecha y otros elementos que contextualizan el acto.
Este
patrón estructural coincide, más o menos, con el esquema de la oración
gramatical: sujeto – verbo – predicado (Yo, alcalde [sujeto], dispongo [verbo]
tal o cual cosa [complemento 1] por determinadas razones [complemento 2]).
Fórmulas y modelos
En
la elaboración del DA, por regla general, quienes redactan no firman: redactor y emisor no coinciden en
la misma persona.
Esta
circunstancia constriñe la libertad de expresión del redactor, que recurrirá a
fórmulas y modelos consensuados. En este sentido, cualquier propuesta de cambio
requerirá la aceptación del firmante.
El
estilo administrativo viene determinado por fórmulas que inician, prolongan o finalizan: casi todos los actos
administrativos se expresan en documentos mediante fórmulas. El abuso en el
empleo de esas fórmulas puede considerarse como uno de los defectos de estilo
del lenguaje administrativo. La parte perversa de este aspecto es el uso ciego
del copia/pega,
que dará lugar a verdaderos disparates.
En
definitiva, la estructura vendrá determinada por el emisor (la Administración o
el ciudadano), la tipología (documentos
resolutorios, informativos o de los ciudadanos) o incluso el medio
por el que se ponga a disposición del destinatario (electrónico o en papel). Y
todo conjugado con el principio de inteligibilidad (que el DA pueda ser
entendido), lo que exige, a su vez, un buen uso del español y una clara
legibilidad (aspecto físico).
A
continuación Según (Jimenez, 2012) Se dan quince criterios para elaborar
un documento administrativo:
1.
Disposición adecuada a la norma institucional de los elementos de identidad
corporativa (símbolos, fuentes y tamaño o cuerpo de la letra, colores,
etcétera).
2.
Se deberá disponer el texto en párrafos breves y utilizando un lenguaje
comprensible (sencillo y directo) para los ciudadanos.
3.
Se evitarán saludos y despedidas, así como otras fórmulas de cortesía, que no
tienen cabida en el lenguaje administrativo.
4.
En los documentos con un destinatario individual es conveniente incluir un
título. Es un recurso formal que facilita la comprensión del mensaje por su receptor.
El título denomina el tipo de acto que contiene (notificación, diligencia, nota interior, etcétera).
5.
Únicamente se requerirán del ciudadano los datos imprescindibles para la
tramitación correspondiente, evitando solicitar datos ya conocidos o en poder
de la Administración.
6.
En los documentos destinados a ser cumplimentados por los ciudadanos se
incluirán instrucciones claras y concisas.
7.
El centro o unidad de procedencia estará debidamente identificado, con la
dirección postal completa, número de teléfono y correo electrónico, para que el
destinatario pueda ponerse en contacto.
8.
Se evitará el lenguaje sexista y cualquier otro lenguaje discriminatorio. Se
atenderá a la forma femenina de títulos, profesiones y cargos. Sustantivos no
marcados, desdoblamientos y dobletes son posibles, siempre y cuando no se
alargue la frase hasta hacer incomprensible el mensaje.
9.
Los documentos básicos de información deberán contar con versiones
simplificadas para personas con discapacidad intelectual o problemas de
comprensión escrita.
10.
La primera vez que se incluyan unas siglas deben ir precedidas de la
denominación completa. Se evitarán siempre las abreviaturas.
11.
En los formularios, los datos han de seguir un orden lógico y distinguiendo los
espacios destinados para que rellene el interesado.
12.
En los formularios hay que prever la posibilidad de mecanización a la hora de
disponer los espaciados, campos para cumplimentar o rellenar…, así como su
posterior archivo.
13.
Se pueden, y deben, incorporar elementos que faciliten la comprensión del
texto, tales como ciertos tipos de letra, formatos, colores. Y combinarlos con
márgenes y espacios en blanco… Es decir, que hay que aprovechar aquellos
recursos gráficos que nos ofrecen los medios electrónicos e informáticos para
el diseño de los impresos.
14.
Si el impreso dispone de varias copias, habrá que distinguir en cada una al
destinatario (para la Administración, para el interesado, para el banco,
etcétera).
15.
El número de ejemplares se adecuará a las necesidades objetivas, por lo que se
evitarán tiradas excesivas y no justificadas.
Clasificación de textos administrativos
Según
(Martinez Acosta, 2012) , Podemos establecer
también que existe una clasificación para dichos documentos los cuales son:
- · La carta: es un medio de comunicación escrita enviada, desde un emisor a través de un canal físico (correo o mensajería), a un receptor, dicho documento debe ser breve y especificar de manera clara el mensaje que está plasmado en ella.
- · La instancia: es una petición elevada por un particular a las administraciones públicas, cualquiera que sea el rango de éstas (desde el director del Instituto hasta el Jefe del Estado). Por este motivo se dirige al cargo que ocupa una persona. Se escriben en papel de tamaño folio. A la izquierda se ha de dejar un amplio margen para que pueda allí consignarse algún informe o resolución. Estructura: Introducción, Comunicación (exposición y de la petición), Cierre.
- · Acta: Es un documento de carácter administrativo con efectos legales, que deja constancia de lo sucedido, tratado y acordado, en una situación determinada; a todo el contenido de la constancia se le llama pormenores. Estructura: Un título extenso; introducción; orden del día; cierre.
- · Informe: un texto expositivo y argumentativo gracias al cual se transmite una información y se exponen unos datos dirigidos a un destinatario que, normalmente, deberá tomar una decisión respecto al tema tratado en el texto. Hay diferentes tipos de informe; normalmente se suele hablar de informes técnicos, administrativos y académicos. Elementos: título; introducción; cuerpo del informe; conclusiones o recomendaciones.
- · Currículum Vitae: El currículum vitae es un breve historial nuestro con el que nos dirigimos a una entidad con el propósito de conseguir algo. El currículum consta de tres bloques: Datos personales; Formación académica; Historial profesional.
- · Reclamación: texto argumentativo en el que se realiza una queja por un daño percibido. Contiene: Datos personales; Motivo de la reclamación; Petición; Cierre: con el lugar, fecha y la firma.
- · Certificado: Acreditación emitida por una entidad o un particular debidamente autorizados garantizando que determinado dato (por ejemplo, una firma electrónica o una clave pública) pertenece realmente a quien se supone.
- · Contrato: Acuerdo entre dos partes sobre compra, venta o servicio, etc.
- · Memorándum: Proviene del latín memorándum y significa “para recordar”; son documentos que tienen como finalidad hacer recordar sobre algo a la persona a la cual va dirigido, para su fácil memorización debe ser breve y claro, al igual que todo texto posee macro estructura y superestructura.
El Currículum Vitae:
Es
un documento que contiene información sobre las acciones más sobresalientes e
importantes de una determinada persona, en el campo educativo, profesional y/o laboral,
proporcionada por ella misma. La expresión ¨currículum vitae¨ es una frase
latina que significa ¨recorrido de vida¨, por lo cual este documento viene a
ser un testimonio esquematizado y resumido, de lo más trascendente que ha hecho
una persona durante toda su vida.
Clases:
- Por presentarse con documentos sustentatorios o sin ellos:
- Currículum vitae sin documentar:
En
este currículum no se presentan los documentos que sustenten la información
dada por la persona. Posteriormente si esta persona se gana la plaza para un
cargo determinado deberá entregar la documentación probatoria correspondiente.
- Currículum vitae documentado:
Por
el contrario al otro currículum, este si lleva la documentación que compruebe
lo informado. Esta documentación, por lo general, se sustenta en copias
fotostáticas simples. Sin embargo, con el fin de evitar fraudes y engaños,
muchas entidades del Sector Público exigen que las copias de cualquier
documento comprobatorio se presenten debidamente legalizadas por el fedatario
de las entidades que las han expedido.
2. Por su grado de complejidad:
2. Por su grado de complejidad:
- Currículum vitae básico:
Es
un documento simple, que mayormente corresponde a una persona que se inicia o
que tiene una poca experiencia laboral. Comprenden los siguientes rubros:
Datos generales:
Datos generales:
En este rubro la
persona registra sus datos personales como: apellidos, nombres,
lugar y fecha de nacimiento, edad, DNI, estado civil, domicilio, teléfono y cualquier otra información que se
crea conveniente.
Estudios realizados:
Estudios realizados:
Se informa sobre los
estudios realizados a nivel inicial, primario, secundario y superior. Señalando
el año y el lugar en donde los realizó.
Experiencia
laboral:
Se informa
enumerando los trabajos dependientes que ha tenido empezando por el último de
manera retrospectiva.
Capacitación:
Comprende la
relación de los eventos en que ha asistido, así como de los
cursos complementarios que ha llevado, los cuales pueden ser:
Referencias
personales:
Van los nombres y
apellidos, dirección y teléfonos la persona o personas que, a nuestro criterio,
son las más indicadas para dar referencias positivas de nosotros. Basta con
citar a dos persona.
- Currículum vitae con fines profesionales:
Es
el documento realizado por un profesional que comprende los siguientes rubros:
Datos generales:
Grado
académico y/o título de profesional:
Se menciona el
título más alto obtenido ya sea bachiller, maestro o doctor.
Estudios
de posgrado y/o pos título:
Estos estudios de
posgrado son los que conducen al título de maestro o doctor.
Experiencia
laboral:
Son los trabajos
importantes de asesoría, así como los proyectos más trascendentes.
En este rubro se
exponen las acciones ejecutadas por el interesado como: el organizador (o
miembro de la comisión organizador), ponente o expositor, titular de cargos
administrativos.
Reconocimientos
y distinciones:
Como las
felicitaciones, condecoraciones, agradecimientos, premios, honores, etc.
Referencias
personales: se refiere a aquellas personas que den fe de las competencias
laborales, habilidades y actitudes de la persona.
- Currículum vitae con fines académicos:
Se
elabora con énfasis en el aspecto académico tratando de mostrar una imagen integral en el interesado. Este
documento se presenta en los concursos de plazas para la docencia universitaria o para la educación superior. Llevan los siguientes
rubros:
* Datos generales:
* Grado académico y/o título de profesional: Estudios de posgrado
y/o pos título:
* Experiencia profesional:
Como lo indica se
informa si se ha dado la actividad de docente en otra ocasión.
* Dominio de idiomas: Se menciona que
idiomas se dominan.
* Participación de certámenes científicos,
académicos y culturales de carácter nacional o regional: Estas pueden ser:
invitado de honor, presidente honorario del certamen, miembro de mesa
directiva, miembro de comisión organizadora, miembro de jurado calificador de
ponencias y autor o coautor de ponencias.
* Capacitación
Trabajos de
investigación:
Publicaciones:
* Experiencia administrativa:
Se hace mención de
cargos administrativos que se ha desempeñado en las instituciones en la que ha
laborado.
* Reconocimientos y distinciones
* Referencias personales: Especialmente de
comunidades científicas o del ámbito cultural.
Se Podría concluir
con la afirmación de que la eficiencia de la actuación administrativa está
supeditada a la comunicación correcta de su contenido.
Bibliografía
Badía, J. (02 de marzo de 2011). Lenguaje
Administrativo. Recuperado el 01 de Noviembre de 2015, de Lenguaje
Administrativo:
http://lenguajeadministrativo.com/caracteristicas-y-reglas-en-la-elaboracion-de-un-documento-administrativo/
Jimenez, A. (12 de Septiembre de 2012).
El Ejemplo De.com. Obtenido de El Ejemplo De.com: http://www.ejemplode.com/58-administracion/2806-ejemplo_de_textos_administrativos.html
Martinez Acosta, M. C. (2012). Textos
Administrativos y juridicos. Bogotá D.C.
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